Top-Down vs Bottum-Up

Top-down versus bottom-up procesoptimalisatie
Organisatorische veranderingen zijn vaak moeilijk op gang te brengen. Waar grote verbeteringsprojecten met voldoende focus nog wel van de grond komen, blijven andere, minder belangrijke verbeteringen vaak onvoltooid door gebrek aan tijd en/of aandacht. Dat is jammer en kan zeker beter!

Continue verbetering (CI)
Met het nieuwe jaar in aantocht staat efficiëntie weer hoog op de agenda. De doelstelling van 6% is vrijwel de norm binnen de technologiesector. Dit zal met een paar grote projecten moeten worden gerealiseerd en de nieuwe norm zal opnieuw worden gehaald. Toch blijven er vaak tal van verbetermogelijkheden over. Met name verspilling die tussen twee afdelingen plaatsvindt, wordt minder snel opgepakt of komt helemaal niet (meer) in beeld. Jammer en zeker niet nodig. De roep om continue verbetering wordt daarom steeds luider, maar dit moet wel georganiseerd worden!

Top-down
Natuurlijk moet een bedrijf top-down aangestuurd worden en op koers gehouden worden. Naast de missie en visie gebruiken we hiervoor ook het businessplan en het operationele plan. Samen met de grote verbeterprojecten worden deze verder uitgewerkt in de X-Chart of ook wel Priority Deployment (Hoshin Kanri) genoemd. Het doel hiervan is om te controleren of de plannen op elkaar zijn afgestemd en uiteindelijk invloed hebben op de gewenste KPI’s. Indien gewenst kan de X-Chart ook op een tweede niveau worden gebruikt om dezelfde controle in meer detail uit te voeren. De KPI’s worden meer afdelingsspecifiek en vormen een duidelijke structuur of KPI-boom. Dit geeft medewerkers inzicht, zodat ze meer focus krijgen op wat echt belangrijk is voor het bedrijf, gestuurd op basis van logisch gekoppelde KPI’s op elk niveau.

Bottom-up
Het elimineren van veel kleinere verspillingen heeft een grote impact op het bedrijf. Naast de verspilling zelf worden ergernissen weggenomen en neemt de motivatie van medewerkers toe. Veel bedrijven maken tegenwoordig gebruik van het zogenaamde Tier-systeem. Elke Tier heeft zijn eigen doelgroep en werkgebied, wat betekent dat verspillingen lokaal worden geïdentificeerd en structureel worden aangepakt. Als dit niet binnen de gestelde termijn (vaak 1 tot 3 dagen) gebeurt, escaleert de verspilling naar de volgende Tier. Als gevolg van het escalatiesysteem komen de zwaardere uitdagingen vaak naar boven en is het noodzakelijk om deze naast de reguliere verbeterprojecten (afkomstig van de BP of VSM) te houden. Als alles goed gaat, moeten deze zwaardere bottom-up verspillingen natuurlijk al worden gedekt door de reguliere verbeterprojecten. Zo niet, dan is het tijd om de bestaande projecten te herzien en hun prioriteiten te rangschikken met de critical-to-matrix.

Standaardiseer uw continue verbetering (CI)
Het klinkt misschien vreemd, maar je moet ook CI standaardiseren. Het Tier-huis helpt bij het ontwikkelen van vaste patronen en het aanpakken van verspilling op elk niveau met de juiste middelen, passend bij de ernst van de uitdaging. Op deze manier betrekt je stap voor stap de hele organisatie, waarbij iedereen op zijn of haar niveau een adequate bijdrage levert aan de bedrijfsdoelstellingen. Het ultieme Lean-gevoel komt tot leven!

Wilt u meer weten over dit onderwerp en de aanpak?
Maak kennis met de expertise van LMP. Wij verzorgen trainingen, coachen Lean-managers en voeren Lean-verbeterprojecten uit binnen tal van organisaties. Maak kennis met onze standaardpakketten en bekijk de LMP-pakketten voor ons volledige aanbod.