KPI – Keep People Involved

Velen denken dat een KPI alleen staat voor Key Prestatie Indicator. Natuurlijk is dit belangrijk. Het geeft sturing aan de organisatie en laat zien of je op de goede weg zit.

Toch slagen veel organisaties er maar niet in om deze KPI’s ook daadwerkelijk toe te passen in operationele zin. De normen zijn vaag of staan te ver weg van de persoon die hier werkelijk invloed op kan uitoefenen. Een goede KPI is met name bedoeld om medewerkers te motiveren en te stimuleren om elke dag die kleine  verbetering te vinden en gelijk aan te pakken. Een dagelijkse start betrekt medewerkers op alle niveaus en heeft een functionerende escalatie routine voor het adequate opvolgen van lastige of taaie uitdagingen.

Keep People informed helpt medewerkers dat stapje te maken. Het voorkomt eindeloze E-mail verkeer (inmiddels bijna verspilling nr 1 bij veel bedrijven) en zorgt voor een snelle oplossingen. Het systeem wordt meestal opgebouwd uit 3 of 4 Tier systemen die elke hun eigen verantwoordelijkheidsgebied bevatten.

Tier 1 start vaak op shopfloor niveau. Medewerkers brengen hun problemen en verbeterideeën mee d.m.v. geeltjes in een sessie van maximaal 10 minuten. Betreft het een assemblage of productie bedrijf dan dienen de operationele betrokken tevens aanwezig te zijn (inkoper, kwaliteit, werkvoorbereider, planner, productie engineer, etc). Ingebrachte zaken worden afgewogen op prioriteit en direct opgepakt waardoor een issue binnen 24 uur wordt opgelost. Blijkt een probleem hardnekkig, dan escaleert dat naar Tier 2. Daarnaast worden kort de prestatie getallen doorgenomen, waaruit ook eventueel aanvullende acties kunnen volgen.

Tier 2 start enige tijd na Tier 1 waarbij teamleiders of afdelingshoofden kort bijeenkomen. Naast geëscaleerde zaken, die ook direct worden toegewezen aan 1 persoon, wordt ook hier de performance indicatoren doorgenomen. Daarnaast ook de lopende verbeterprojecten op status. Achterstallige zaken escaleren door naar Tier 3. Ook hier staat max 10 min voor.

Tier 3 start weer na Tier 2. Naast geëscaleerde issues dienen hier vooral organisatorische zaken aan de orde te komen. Status verbeter projecten maar ook strategische trajecten kunnen hier kort op voortgang worden getoetst. Ook hier ligt de nadruk op het volgen van eventuele afwijkingen. Een roulatie schema voor thema’s kan er voor zorgen dat specifieke zaken slechts 1 maal per week de revue passeren.

Tier 4 betreft vaak grotere organisaties. Samengestelde operationele KPI’s, projecten en strategie komen hier voorbij. Daar het hier vaak meerdere locaties betreft zijn deze meetings vaak digitaal.

Hoewel het digitaal werken vaak de voorkeur geniet blijkt dit in de praktijk toch minder succesvol te werken, zeker waar het gaat om procesafwijkingen of verander trajecten. Daarom adviseren wij om Tier 1 en 2 bij voorkeur als fysieke meeting te organiseren. Het doel is helder. Bespaar nutteloos overleg, ellenlange E-mails en een hoop spraakverwarringen. LMP helpt organisaties om dit mogelijk te maken.