Werken we nou eigenlijk voor ERP, of werkt ERP voor ons?
Voor veel bedrijven is het ERP-systeem onmisbaar. Dat wordt helemaal pijnlijk duidelijk wanneer het systeem door een storing tijdelijk ‘plat’ gaat. Toch is er niet alleen enthousiasme. ERP-gebruikers hebben niet zelden het gevoel dat het systeem omslachtig is en het systeem de flexibiliteit van de organisatie beperkt. Er wordt dan bijvoorbeeld bij spoedorders buiten het ERP-systeem om gewerkt. Of een deel van de gebruikers werkt niet volgens de voorgeschreven processen. Daarmee kloppen ERP-data zoals de voorraadgegevens steeds minder en het vertrouwen in het ERP-systeem neemt af. Systeem en werkelijkheid gaan steeds verder uit elkaar lopen.
Hoe zijn we in deze situatie terecht gekomen? Tijdens de ERP-implementatie zijn destijds onder tijdsdruk veel beslissingen genomen ten aanzien van de inrichting van het systeem. Systeemtechnische overwegingen (sterk beïnvloed door de ERP-implementatieconsultants) overheersten de organisatie-overwegingen; key-users moesten de implementatie naast de dagelijkse taken doen en overzagen niet altijd de consequenties van de inrichtingsbeslissingen.
Het is een illusie te denken dat organisatie en ERP direct na de implementatie naadloos op elkaar aansluiten. En ERP krijgt daarvan altijd de schuld….
Breng werkelijkheid en systeem weer naar elkaar
Het is dan vaak een goed idee om een optimalisatieproject uit te voeren. Op basis van de ervaringen in het werken met ERP en de toegenomen inzichten in de ERP-functionaliteit worden de inrichtingsbeslissingen van destijds onder de loep genomen. Dat kan leiden tot zowel systeem- als procesaanpassingen. Zo nodig wordt aanvullende training gegeven.
Na dit optimalisatieproject is het vervolgens van belang dat de lean-filosofie van continue verbetering ook hier wordt toegepast. Bridging the gap between organisation and ERP: de kloof tussen werkelijkheid en systeem wordt steeds smaller. Maar ook hier: dat gaat niet vanzelf en moet goed georganiseerd en begeleid worden.
Wat doen we voor u?
- Projectmanagent ERP-optimalisatie: via een duidelijk stappenplan analyseren en aansturen van het verbeteren van knelpunten in het werken met ERP
- Continue verbetering: vormgeven en begeleiden van de continue verbetering van de toegevoegde waarde van het ERP-systeem voor uw organisatie.
Uiteraard doen we dit in alle gevallen in nauwe samenwerking met de organisatie. Voor vragen en advies neem contact met ons op!