Waardestroom map
Wedden dat de Waardestroom map in jouw bedrijf niet klopt, of erger nog geheel ontbreekt?

Om maar met de deur in huis te vallen. Heel veel bedrijven die ik in de afgelopen 20 jaar heb mogen bezoeken hadden helemaal geen of slechts een gedeeltelijke Waardestroom map. Wat is daar nou eigenlijk zo spannend aan?

De bron van alle problemen
Vooral grotere bedrijven hebben te maken met complexe flows die beginnen bij een offerte aanvraag en die natuurlijk moet eindigen bij de oplevering van een service of een compleet product. Customer first! Natuurlijk lastig als je met veel afdelingen van doen hebt of nog complexer als belangrijke delen van het proces zijn ge-outsourced in Oost Europa of nog verder in India of China.

Een beetje Waardestroommap bevat vaak al z’n 10 a 20 afdelingen/teams die in het totaal z’n 50 tot 150 stappen doorlopen. Geen wonder dat de doorlooptijd en betrouwbaarheid van z’n proces onder druk staat. Een Waardestroom map van een hele organisatie onder de 15 meter aan brown paper bestaat niet. Die bevat te weinig informatie om de juiste verspillingen te kunnen identificeren. Aan de andere kant is een te gedetailleerde Waardestroom map ook weer niet goed. Groepen “verdrinken” dan in de hoeveelheid informatie waardoor het overall plaatje verloren gaat. De langste waardestroom map die ik gemaakt had was ruim 50 meter. Dat was dus een beetje enthousiast!

Waar of niet.
Het aanpakken van de operationele activiteiten zoals productie en assemblage afdelingen geeft zeker een goede uitstraling en kan daardoor zeer zinvol zijn. Maar wordt de aandacht uitsluitend daarop gericht dan kan het effect nog wel eens tegenvallen. Het simpele feit: de voorkant van een proces bepaald in grote mate het succes voor verbeteringen! Dit geldt natuurlijk helemaal voor bedrijven die hun productie/assemblage proces outsourcen. Een van de redenen om Lean trajecten vooral op de operationele bedrijfsvoering te richten ligt in het feit dat onze boekhoudkundige en plannings systemen zich richten op meetbare zaken als inkoop kosten, manuren en materiaal. Deze kijken dus vooral naar de zichtbare (gemeten) uren en kilo’s. Erg nuttig natuurlijk maar de basis problematiek ofwel de rootcause krijg je hiermee niet boven tafel!

CLEAN ORDER.
Opvallend genoeg kom je bij veel bedrijven het probleem tegen dat aan de voorkant helemaal niet duidelijk is wat er nu eigenlijk verkocht is tegen welke condities. Als je marges maar groot genoeg zijn dan is hier prima mee te leven, echter in veel gevallen is die marge behoorlijk geslonken onder invloed van de concurrentie. Een tijdje terug nog had ik een organisatie die tot 6 keer terug moest gaan naar de klant om te vragen wat men nu eigenlijk besteld had! En daarbij hoe langer de doorlooptijd hoe complexer dit proces gaat worden.
Slaag je erin om aan de voorkant het proces goed beheersbaar te maken dan liggen er tal van Lean tools in het verschiet. Uiteraard kan een proces van Push naar Pull worden omgebogen wat daarmee een aanzienlijke tijdwinst kan opleveren (standaard regel minimaal 50% doorlooptijd reductie).

Actuele versus toekomstige waardestroom
Een volgende uitdaging voor veel bedrijven die ooit begonnen zijn aan om z’n Value Stream Map (VSM) te maken is een hele bekende. Het is er maar eentje! Hoe bedoeld u? Nou een soort combinatie van een actuele flow en iets wat we wellicht gaan bereiken.
Helaas gaat dat niet werken natuurlijk. De actuele flow van 1 proces is de werkelijke weergave van hoe een product of dienst door de organisatie gaat, gebaseerd op feitelijkheden. Nadat hierop de 7 (of 8 zo je wenst) verspillingen zijn losgelaten kan worden begonnen te werken aan de toekomstige waardestroommap. Zelf hou ik daarbij een termijn aan van maximaal 2 jaar om de toekomstige situatie te bereiken. Voldoende voor een vergezicht, maar ook gelijk realistisch als het gaat om praktische uitvoerbaarheid.

Laat je coachen
Natuurlijk blijft de grootste valkuil het bagatelliseren van mogelijke verbeter opties. De bekende dooddoeners en smoezen van personen die niet kunnen of willen veranderen liggen altijd op de loer. Verrassend genoeg zijn deze personen vaak te vinden in het middel management. Interne procesverbeteraars zien zich vaak hiermee geconfronteerd of zijn zelfs inmiddels al gedemotiveerd. Mijn advies is dan ook voor dit onderdeel een externe expert in te zetten.

Wij hebben met 20 jaar ervaring alle smoezen al voorbij zien komen. Wij werken dan ik in alle gevallen de actuele- en de toekomstige waardestroom map uit in 2 dagen inclusief het plan om daar te komen samen met jouw core team!

Ook een keer sparren? Ik kom graag langs want: Goed kan altijd beter!

Menu